QR-Rechnung Übergangsfrist Ende September vorbei
Von: Michael Hasler
Die Übergangsfrist bei der Einführung der QR-Rechnung läuft per Ende September ab, so dass ab Oktober orange und rote Einzahlungsscheinen von den Banken und der Post nicht mehr verarbeitet werden. Rechnungsempfänger können also mit den traditionellen orangen und roten Einzahlungsscheinen nicht mehr bezahlen.
Demzufolge werden sich Privatpersonen und auch Firmen zwangsläufig mit dieser neuen Lösung auseinandersetzen müssen, wollen sie lästige Mahnungen oder das Versiegen der Geldflüsse verhindern. Die Übergansfrist seit Ende Juni 2020 sollte einen nahtlosen Übergang gewährleisten. Ziel dieser Neuerung ist es, den Zahlungsverkehr schneller, einfacher und digitaler zu machen.
Für Privatpersonen bleiben die bestehenden Möglichkeiten weiterhin bestehen. Die QR-Rechnung ist genauso wie die bisherigen Einzahlungsscheine in zwei Teile gegliedert, in einen Empfangsschein und in einen Zahlteil. Den Zahl- und Empfangsschein kann man dank der Perforation bequem von der Rechnung abtrennen und entweder wie bis anhin auf der Post einzahlen oder mit einem Zahlungsauftrag an die Bank senden.
Sollte der Betrag oder der Name des Rechnungsempfängers fehlen, können diese Angaben von Hand eintragen werden. Die relevanten Daten sind nach wie vor sichtbar, der QR-Code beinhaltet vor allem Informationen für den Zahlungsempfänger, so dass diese Daten digital weiterverarbeitet werden können.
Vielleicht ist dies aber für Privatpersonen ein guter Zeitpunkt, um auf Mobile Banking oder E-Banking umzustellen. Der Swiss QR-Code (ähnliche Funktion wie beim Covid-Zertifikat) kann einfach eingescannt werden und die Zahlung kann somit ohne mühsames Erfassen der Daten freigegeben werden. Dies ist natürlich eine wesentliche Vereinfachung. Die Papierform wird aber sicher noch einige Zeit weiterbestehen, hier ist aber davon auszugehen, dass immer mehr Firmen für die Papierform Gebühren einführen werden.
Die Übergangsphase für die Einführung war aufgrund von Corona für viele Firmen ein schlechter Zeitpunkt, da sie pandemiebedingt mit ganz anderen Sorgen beschäftigt waren. Sollte die Umstellung aber noch nicht erfolgt sein, müsste dies jetzt rasch in Angriff. Sonst droht ab Oktober beim Ausbleiben der Kundenzahlungen die nächste Krise.
Die Umstellung erfolgt nicht von heute auf morgen und muss geplant sein, damit ein reibungsloser Übergang möglich ist. Dabei sollten auch für die am Jahresanfang 2022 gestellte Ratenrechnungen oder Mietzinszahlungen nicht vergessen werden und den betroffenen Kunden neue Einzahlungsscheine rechtzeitig zugesandt werden. Auf jeden Fall sind vor Inbetriebnahme Tests zu empfehlen um das reibungslose Funktionieren zu gewährleisten. (siehe Erfahrungsberichthttp://mailings.artax-newsletter.ch/c/72270906/9e1e1ab43db6-rd45sh der artax Fide Consult AG.)
Die Umstellung ist nicht nur ein notwendiges Übel, sondern die Modernisierung des Zahlungsverkehrs und bietet diverse Möglichkeiten der Effizienzsteigerung. Dabei können mit einer geeigneten Software repetitive Arbeiten wie Rechnungsstellung, das Auslösen von Zahlungen oder der Abgleich der Buchhaltung mit den Bankkonten ganz oder teilweise automatisiert werden, dadurch wird auch die Fehleranfälligkeit kleiner und die Sicherheit der Zahlungen grösser.
Weiter lassen sich die Belege in elektronischen Ordnern einfacher ordnen und leichter finden. Durch die Automatisierung werden Kennzahlen viel aktueller und Informationen werden ortsunabhängiger, und bei elektronischem Versand werden der Papierverbrauch und die Portokosten reduziert.
Ein kleines Detail ging allerdings bei der Definition der neuen QR-Rechnung leider vergessen. Die Zahlungsangaben für die QR-Variante mit Referenznummer (als Nachfolger des orangen Einzahlungsscheins) funktioniert nur ab Schweizer Banken. Falls Kunden mit diesen Angaben aus dem Ausland zahlen, kommt die Zahlung als unausführbar zurück. Für Ihre ausländischen Kunden sollten Sie daher auf der Rechnung weiterhin klassische Bankangaben für eine manuelle Zahlung angeben.
Mit der Einführung der QR-Rechnung wird der Grundstein für digitale Finanzabläufe gelegt. Die QR-Rechnung schlägt dabei eine Brücke zwischen der papierbasierten und der digitalen Welt, da sie sowohl am Postschalter als auch fürs Mobile Banking und E-Banking genutzt werden kann. Also eine Umstellung die für alle gegenüber dem bisherigen System nur Vorteile hat.
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